Ob in Präsenz oder Online: Sie kennen das vermutlich: Sie hetzen atemlos von Meeting zu Meeting, aber wenn Sie abends ermattet in den Sessel fallen, sind Sie sich gar nicht so sicher, ob all die Meetings Ihre Zeit wert waren. – Klar, es gibt Meetings, die braucht kein Mensch. Gleichzeitig gibt es auch solche, bei denen das physische Zusammentreffen von Menschen enorm Sinn macht. Ich gebe Ihnen deshalb in meinem heutigen Blog einige Tipps, wie Sie notwendige Meetings effektiv und effizient gestalten. (Lesezeit: ca. 3 Minuten)
Gesprächsleiter als Schlüssel zu einer effizienteren Meeting-Kultur
Gerade Führungskräfte führen unentwegt Klärungsgespräche über Ziele und Wege künftigen Handelns – ob in Innovationsprozessen, Mitarbeitergesprächen, Gesprächen über ein neues Kundenprojekt oder gar über Unternehmensziele und –strategien. Für Organisationen müsste das Grund genug sein, solche Gespräche effektiv, effizient und wertschätzend zu gestalten. Doch leider zeigt die Praxis, dass in Klärungsgesprächen meist unstrukturiert, plan- und ziellos diskutiert wird. Das Ergebnis: Trotz des Einsatzes von viel Zeit, Ressourcen und folglich auch Geld wird die Besprechung oft ergebnislos vertagt. Abhilfe schaffen Sie durch formale Besprechungs- und Gesprächsregeln sowie durch den Einsatz fachfremder, professioneller Gesprächsleiter.
Ein professioneller Gesprächsleiter? Wann lohnt sich das?
Ein professioneller Gesprächsleiter empfiehlt sich dann, wenn
- mehr als acht Personen am Gespräch teilnehmen,
- zu befürchten ist, dass ein Teilnehmer bzw. eine Gruppe versuchen wird, seine/ihre Interessen durchzusetzen,
- ein Thema polarisiert und deshalb Konfrontationen zu erwarten sind,
- ein vielschichtiges Thema in sehr kurzer Zeit zu klären ist.
- eine starke Autorität am Gespräch beteiligt ist, die die Gruppe möglicherweise aufgrund ihrer (hierarchischen) Funktion hemmt, ihre Meinung frei zu äußern,
- Probleme auf der Beziehungsebene zu erwarten sind.
Gesprächsleiter trumpfen mit Neutralität
Ob der Gesprächsleiter aus einer externen oder der eigenen Organisation stammt, ist einerlei. Wichtig ist, dass er neutral ist. Denn:
- Der Gesprächsleiter soll die fachliche Diskussion nicht durch seine exponierte (hierarchische oder themenbezogene) Rolle beeinflussen.
- Der Gesprächsleiter soll von allen Gesprächsteilnehmern als neutraler Moderator akzeptiert werden. Das funktioniert nur, indem er sich aus der fachlichen Diskussion konsequent raushält. (Sollte er fachlich Stellung beziehen müssen, ist es also ratsam, die Gesprächsleitung solange abzugeben, bis der Tagesordnungspunkt abgeschlossen ist.)
- Der Gesprächsleiter muss sich auf seine komplexen Aufgaben (siehe unten) als Gesprächsleiter konzentrieren können.
Was muss ein Gesprächsleiter können?
Um ein Gespräch in die richtige Richtung manövrieren zu können, braucht ein Gesprächsleiter folgende Eigenschaften und Fähigkeiten:
- grundsätzliche Glaubwürdigkeit und Akzeptanz innerhalb der Organisation,
- starke Persönlichkeit (u. a. Empathie, Gelassenheit, Flexibilität, Authentizität, Verantwortungsbereitschaft)
- Gesprächsfähigkeit (u. a. aufmerksam Hinhören können, rhetorische Fähigkeiten, Sensibilität für alle kommunikativen Zeichen)
- schnelle Auffassungsgabe und Kombinationsfähigkeit,
- Fähigkeit, vorauszudenken,
- strukturierte Arbeitsweise,
- feste Stimme,
- Fachkenntnisse in Moderationstechniken.
Aufgaben des Gesprächsleiters in Klärungsgesprächen
Grundsätzlich hat der Gesprächsleiter die Aufgabe, als „Diener der Gruppe“ die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass das Klärungsgespräch gelingen kann, d. h.,
- dass es konstruktiv verläuft,
- sich alle Teilnehmer frei äußern können,
- alle vorher definierten Gesprächsregeln eingehalten werden und
- am Ende des Gesprächs ein Ergebnis steht.
Holen Sie sich hier die detaillierte Checkliste zu den Aufgaben des Gesprächsleiters vor, während und nach dem Meeting.
Aufgaben der Gesprächsteilnehmer in Klärungsgesprächen
- Aufmerksam hinhören
- sich aktiv und konstruktiv am Gespräch beteiligen.
- Gemeinsam verabschiedete Gesprächsregeln einhalten.
- Wertschätzend und respektvoll miteinander umgehen.
- Nur konstruktiv Feedback geben.
- Sich als gleichberechtigter Gesprächspartner fühlen und agieren.
- Auf der Sachebene bleiben und nicht persönlich werden.
- Unklarheiten in Bezug auf Gesprächsverlauf oder Inhalte sollten jeweils konkret thematisiert werden.
- Entscheidungen der Gruppe akzeptieren.
Aufwand und Nutzen
Das kommt Ihnen alles sehr aufwändig vor? – Ist es auch. Doch Sie werden erleben, dass sich der Aufwand lohnt. Denn
Erstens überlegt sich bei dem Aufwand jeder, ob ein Meeting überhaupt sinnvoll ist,
zweitens enden mehr Meetings mit einem handfesten Ergebnis (müssen also nicht vertagt werden) und
drittens werden die Meetings insgesamt effektiver und effizienter.
Fazit:
Ist das auch für Sie ein sinnvoller Weg zu effizienten und effektiven Meetings? Wenn ja, dann habe ich noch einen letzten Tipp für Sie: Lassen Sie einige fähige (freiwillige) Mitarbeitende aus Ihrem Unternehmen zum Gesprächsleiter „ausbilden“ und setzen Sie diese dann abteilungs-/ressort-übergreifend ein.
Falls Sie Unterstützung bei der Schulung Ihrer künftigen Gesprächsleiter benötigen, bin ich gerne für Sie da.
Herzliche Grüße und fröhliche Weihnachten
Ihre
Sabine Benken
Soziale Medien